Processo de melhoria contínua
O processo de melhoria contínua inclui várias actividades, em que uma das mais importantes é a análise de dados. Para fazer a recolha e análise de dados, é necessário criar metodologias que garantam a recolha e tratamento sistemático ou pontual de informação de dados e registos, de forma a permitir a análise da eficácia de toda uma empresa ou de algum sector, iniciar melhorias ou sustenta-las, baseadas em factos. Ou seja estabelecer os critérios e os procedimentos para sistematizar as acções relacionadas ao ciclo de tratamentos de dados e informações essenciais e outras, visando melhorias contínuas.
A análise de dados fornecerá informações relativas, à satisfação do cliente, à conformidade dos requisitos do produto, às características e tendência dos processos e produtos, inclusive oportunidades de acção preventiva e aos fornecedores.
A análise dos dados proporciona informações, ou seja, transmite o conhecimento originado na análise. Os resultados podem ser utilizados para avaliar a satisfação do cliente, fornecer evidências de que o produto atinge os seus requisitos, tomar decisões quanto a acções correctivas ou preventivas, e avaliar a escolha e o desempenho do fornecedor. Assim a organização de uma empresa melhorará continuamente a sua eficácia mediante o uso da política e dos objectivos instituídos, dos resultados de auditorias, da análise de dados, das acções correctivas e preventivas e da análise da gestão.
A análise de dados ajuda a determinar a causa de problemas existentes ou potenciais, e assim orientar as decisões sobre acções correctivas e preventivas necessárias para a melhoria. Para que haja uma avaliação eficaz, por parte da gerência quanto ao desempenho total da organização, os dados de todas as partes da organização devem ser integrados e analisados. O desempenho geral deve ser apresentado em formato adequado aos diferentes níveis da organização. Os resultados podem servir para determinar tendências, a satisfação do cliente, a eficácia e eficiência do processo; a contribuição do fornecedor, o sucesso dos objectivos de melhoria do desempenho, a economia da qualidade, das finanças e da performance relacionada com o mercado e a competitividade.
As Acções correctivas e preventivas são uma ferramenta usada para desenvolver/incrementar a melhoria.
As acções correctivas são, acções que servem para corrigir as causas das não conformidades que estão identificadas nos relatórios da não conformidade, enquanto as acções preventivas servem, para prevenir futuras não conformidades.
O objectivo da implementação destas acções numa empresa é a melhoria continua da mesma. Assim todo e qualquer sector pode eventualmente identificar, promover e implementar acções correctivas e preventivas, que irão ajudar na análise de dados de todo o processo de melhoria.
As auditorias internas da qualidade são também um factor importante para um bom processo de melhoria dentro de uma empresa, visto as auditorias internas terem como objectivo determinar se o sistema de gestão da empresa está de acordo com os requisitos do sistema de gestão da qualidade implementados na empresa e se é implementado e mantido com eficácia.
Segundo Lajoso (2005) defende que a auditoria interna deve fornecer análises, apreciações, perspectivas, recomendações, resultados, sugestões e informações em qualquer actividade auditada, incluindo a promoção do controlo mais eficaz a custo razoável. Deve supervisionar a eficácia e eficiência do sistema implementado, revelar as fraquezas, determinar as causas, avaliar as consequências e recomendar uma solução que levem os responsáveis a agir. Esta constitui um meio de medir recursos (humanos, materiais, financeiros e informacionais) a fim de que a função liderança possa validar, consolidar ou alterar a sua estratégia.
Assim, a auditoria interna deve actuar em toda a hierarquia da organização, avaliando a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos colocados à disposição, bem como a economicidade e eficiência dos controlos internos existentes para a gestão dos recursos.
A auditoria interna, para se adequar às novas tendências tem de ser ágil e flexível em adoptar novos recursos que acrescentem valor à entidade. Tal flexibilidade facilita, entre outras, a comunicação com as partes interessadas das empresas.
Desta forma uma auditoria interna numa empresa serve para uma análise de dados e uma melhoria do processo contínuo.
A meu ver acho que todas estas acções descritas em cima permitem que uma empresa, seja ela de que ramo for, esteja segura de que a sua empresa esta ou não em prefeitas condições. Pois num mercado de metas desafiadoras e de difícil alcance, as organizações que não conduzirem mudanças rigorosas, não atingiram as suas metas e não sobreviverão. Temos visto e vivido isso no dia-a-dia, nunca se falou tanto em processos de melhoria e qualidade dos serviços como agora.
As organizações não existem num vácuo, elas operam num ambiente altamente competitivo e dinâmico, a qualidade representa a mais importante das armas competitivas de uma organização, a preocupação com a qualidade traz consequências saudáveis para a organização, pois assim melhora o serviço tanto no desempenho em produtividade, tanto na confiabilidade, como na entrega e no preço, mas isto tudo só é possível numa empresa que tenha implementado um processo de melhoria, para que possa saber o que precisa melhorar.
O que se pode concluir no nosso País é que a falta destas acções, em muitas empresas, faz com que elas, quando se dão conta, já é tarde e não há nada que se possa fazer para a salvar, e então acabam por fechar as portas.
Para concluir acho que a mentalidade dos nossos empresários ainda tem muito para evoluir, pois ainda há empresários que não querem nem gostam de auditorias, e tem a ideia que as auditorias só servem para lhe fazer gastar dinheiro, o que não é totalmente verdade, porque através de uma auditoria pode-se salvar uma empresa, e sucessivamente todas as outras que trabalham com ela, pois quando uma empresa cai nunca cai sozinha.
O processo de melhoria contínua inclui várias actividades, em que uma das mais importantes é a análise de dados. Para fazer a recolha e análise de dados, é necessário criar metodologias que garantam a recolha e tratamento sistemático ou pontual de informação de dados e registos, de forma a permitir a análise da eficácia de toda uma empresa ou de algum sector, iniciar melhorias ou sustenta-las, baseadas em factos. Ou seja estabelecer os critérios e os procedimentos para sistematizar as acções relacionadas ao ciclo de tratamentos de dados e informações essenciais e outras, visando melhorias contínuas.
A análise de dados fornecerá informações relativas, à satisfação do cliente, à conformidade dos requisitos do produto, às características e tendência dos processos e produtos, inclusive oportunidades de acção preventiva e aos fornecedores.
A análise dos dados proporciona informações, ou seja, transmite o conhecimento originado na análise. Os resultados podem ser utilizados para avaliar a satisfação do cliente, fornecer evidências de que o produto atinge os seus requisitos, tomar decisões quanto a acções correctivas ou preventivas, e avaliar a escolha e o desempenho do fornecedor. Assim a organização de uma empresa melhorará continuamente a sua eficácia mediante o uso da política e dos objectivos instituídos, dos resultados de auditorias, da análise de dados, das acções correctivas e preventivas e da análise da gestão.
A análise de dados ajuda a determinar a causa de problemas existentes ou potenciais, e assim orientar as decisões sobre acções correctivas e preventivas necessárias para a melhoria. Para que haja uma avaliação eficaz, por parte da gerência quanto ao desempenho total da organização, os dados de todas as partes da organização devem ser integrados e analisados. O desempenho geral deve ser apresentado em formato adequado aos diferentes níveis da organização. Os resultados podem servir para determinar tendências, a satisfação do cliente, a eficácia e eficiência do processo; a contribuição do fornecedor, o sucesso dos objectivos de melhoria do desempenho, a economia da qualidade, das finanças e da performance relacionada com o mercado e a competitividade.
As Acções correctivas e preventivas são uma ferramenta usada para desenvolver/incrementar a melhoria.
As acções correctivas são, acções que servem para corrigir as causas das não conformidades que estão identificadas nos relatórios da não conformidade, enquanto as acções preventivas servem, para prevenir futuras não conformidades.
O objectivo da implementação destas acções numa empresa é a melhoria continua da mesma. Assim todo e qualquer sector pode eventualmente identificar, promover e implementar acções correctivas e preventivas, que irão ajudar na análise de dados de todo o processo de melhoria.
As auditorias internas da qualidade são também um factor importante para um bom processo de melhoria dentro de uma empresa, visto as auditorias internas terem como objectivo determinar se o sistema de gestão da empresa está de acordo com os requisitos do sistema de gestão da qualidade implementados na empresa e se é implementado e mantido com eficácia.
Segundo Lajoso (2005) defende que a auditoria interna deve fornecer análises, apreciações, perspectivas, recomendações, resultados, sugestões e informações em qualquer actividade auditada, incluindo a promoção do controlo mais eficaz a custo razoável. Deve supervisionar a eficácia e eficiência do sistema implementado, revelar as fraquezas, determinar as causas, avaliar as consequências e recomendar uma solução que levem os responsáveis a agir. Esta constitui um meio de medir recursos (humanos, materiais, financeiros e informacionais) a fim de que a função liderança possa validar, consolidar ou alterar a sua estratégia.
Assim, a auditoria interna deve actuar em toda a hierarquia da organização, avaliando a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos colocados à disposição, bem como a economicidade e eficiência dos controlos internos existentes para a gestão dos recursos.
A auditoria interna, para se adequar às novas tendências tem de ser ágil e flexível em adoptar novos recursos que acrescentem valor à entidade. Tal flexibilidade facilita, entre outras, a comunicação com as partes interessadas das empresas.
Desta forma uma auditoria interna numa empresa serve para uma análise de dados e uma melhoria do processo contínuo.
A meu ver acho que todas estas acções descritas em cima permitem que uma empresa, seja ela de que ramo for, esteja segura de que a sua empresa esta ou não em prefeitas condições. Pois num mercado de metas desafiadoras e de difícil alcance, as organizações que não conduzirem mudanças rigorosas, não atingiram as suas metas e não sobreviverão. Temos visto e vivido isso no dia-a-dia, nunca se falou tanto em processos de melhoria e qualidade dos serviços como agora.
As organizações não existem num vácuo, elas operam num ambiente altamente competitivo e dinâmico, a qualidade representa a mais importante das armas competitivas de uma organização, a preocupação com a qualidade traz consequências saudáveis para a organização, pois assim melhora o serviço tanto no desempenho em produtividade, tanto na confiabilidade, como na entrega e no preço, mas isto tudo só é possível numa empresa que tenha implementado um processo de melhoria, para que possa saber o que precisa melhorar.
O que se pode concluir no nosso País é que a falta destas acções, em muitas empresas, faz com que elas, quando se dão conta, já é tarde e não há nada que se possa fazer para a salvar, e então acabam por fechar as portas.
Para concluir acho que a mentalidade dos nossos empresários ainda tem muito para evoluir, pois ainda há empresários que não querem nem gostam de auditorias, e tem a ideia que as auditorias só servem para lhe fazer gastar dinheiro, o que não é totalmente verdade, porque através de uma auditoria pode-se salvar uma empresa, e sucessivamente todas as outras que trabalham com ela, pois quando uma empresa cai nunca cai sozinha.
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